Vi alle ligner en stønn efter en lang trættende dag på arbejdspladsen - men dybt ned ved vi, at hvis det kun var lidt bedre organiseret, ville det ikke være så dårligt. Vi ville være mere forberedt på de opgaver, der blev kastet på os, mere i stand til at håndtere uventede komplikationer og mindre tilbøjelige til at få panik, når der er en deadline der løber.
Den svenske forretningsguru David Stiernholm ved det også, og derfor er han en struktör - en person, der hjælper folk med at tage hånd om hverdagsforstyrrelser, så de kan udvikle positive vaner og bedre fokus.
"Skønheden ved at blive struktureret er, at selv de simpleste og mindste forandringer ofte har store effekter på produktiviteten - for ikke at nævne de positive følelsesmæssige og mentale virkninger," siger Stiernholm.
Han bruger disse principper i erhvervslivet, men de kan søge alt fra at lave et træningsprogram til planlægning af en begivenhed eller skrivning af en bog. Følg hans otte-punkts plan for at erstatte kaos med struktur.
1. Få din plan på plads
Forbedring af dine vaner skal betragtes som et projekt som enhver anden. Så din første opgave er at bestemme otte halvtimes tidspunkter, når du vil arbejde på dit strukturprojekt - som møder, bare med dig selv. Den første slot er den, hvor du planlægger de næste syv, så tillykke med, du er allerede på vej!
På dette første møde finder du en måde at belønne dig selv som du går gennem programmet. Hvis der er noget gadget eller ting du vil have, lav en kupon, opdel den i otte tokens og giv dig selv et token hver gang du gennemfører et afsnit. Eller få et synligt display, hvor du markerer punkterne. En af mine klienter fik en kasse med ekstra store kampe og skrev et undermål på hver enkelt af dem. For hvert mål, hun nåede, belyste hun kampen og nydt følelsen af at opnå, mens kampen blev brændt ud.
2. Vælg dit værktøj
Hvor registrerer du de opgaver, du skal gøre? Måske er nogle af dem e-mails, der er markeret ulæste eller markerede, med mere på Post-Its eller i en notesbog, mens der stadig er flere i en slags opgaveliste-app. Dette er en almindelig fejltagelse. Jo flere steder du har til dine noter, desto sværere er det at identificere, hvad du skal fokusere på lige nu.
Få et stykke papir og skriv ned alle de ting, du skal gøre som de kommer til dig. Start med hvad du skal gøre i dag, denne uge og så videre og fortsæt så langt frem i tiden som du føler er nyttigt.
Bestem, hvor du vil holde alle dine opgaveopgaver fra nu af. Det er ligegyldigt, om dette er et digitalt værktøj som f.eks. Outlook, eller en notesbog eller endda klæbende notater på et bord. Når alle dine opgaver er på ét sted, vil du straks vide, hvad der skal gøres og hvornår - og at du ikke mangler noget afgørende eller presserende.
3. Afklare dine opgaver
Jeg arbejdede engang med en mode iværksætter, der oprindeligt havde været jordemoder. En dag besøgte en mor, der havde en usædvanlig udslæt på hendes mave, hende. Min klient tænkte: "Vi burde virkelig se på det" og skrev "Vigtigt! Belly! "På et klistermærke, klæbende det på forsiden af patientens lægejournal. Efter et par dage fandt hun den patientens rekord i en bunke. Hun havde set en række andre bellies og kunne nu ikke huske hvad hun havde betydet. Djævelen er i detaljer, når man formulerer opgaver.
Gå gennem din liste og formuler detaljerne i hver opgave konkret og grundigt. Hvis du først skal gøre en ting og derefter en anden, før du kan tjekke en opgave på listen, opdele den i to separate opgaver. Sørg for, at hver opgave indeholder et verb, og pas på verber som "fix", "sørg for" og andre tvetydige beskrivelser af, hvad du har til hensigt at gøre - du kan ende med at dække et helt projekt bag vag formulering.
4. Opret dine kategorier
Værdien af at have en enkelt opgaveliste er tydelig. Ulempen er at se på en lang liste over dine opgaver kan virke overvældende. Det er her, hvor en god struktur kommer ind: Ved at kategorisere vil du undgå at blive distraheret ved at se opgaver, som du ikke er interesseret i at beskæftige dig med lige nu, og det bliver lettere at koncentrere dig om opgaven fremad.
Hvor skal du fysisk være for at kunne udføre opgaven? Hvor lang tid tager opgaven at fuldføre? Hvornår skal opgaven udfyldes af? For eksempel, hvis 20% af dine opgaver kan gøres under din pendling, vil du kun se på en femtedel af hele listen, når du tjekker den på toget.
Med værktøj til digital opgaveliste kan du kategorisere opgaver ved at tjekke en boks eller bruge etiketter eller tags. Hvis din opgaveliste er i et fysisk format, kan du bruge skrevne symboler, opdele din notesbog i sektioner ved hjælp af faner eller dividere, eller brug simpelthen højttalerpenne. Start med at vælge en enkelt måde at kategorisere dine opgaveopgaver og tilføj flere kategorier gradvist - ellers vil du opleve denne metode så vanskelig og kompliceret og gå tilbage til at huske ting i stedet for at skrive dem ned (fordi det er bare hurtigere på den måde”).
5. Tag dig tid til at genbruge
Uventede ting sker hele tiden - og når de gør, bliver planer og planer forstyrret. Vi har til hensigt at foretage en forandring og skabe en ambitiøs plan for at gøre det, men noget uforudsete smider os off-course. Opgaver, der tidligere blev betragtet som prioriteter, kan pludselig ikke længere være lige så vigtige som en nyere, mere presserende opgave.
Faren er, at du føler dig modløs i stedet for motiveret, og konkluderer, at din arbejdssituation simpelthen er umulig at ændre.Så du skal gøre dit bedste for at forvente det uventede. I stedet for en ny strukturering opgave, behandle denne slot som en "reserve" en og brug den som en mulighed for at komme tilbage på sporet, hvis du er faldet bagud med nogen af de tidligere opgaver.
6. Hunt ud Millstones
Hvis du tjekker opgaver fra din liste, kan du regelmæssigt opleve haste efter at have taget et andet skridt og udført noget. Men de fleste har nogle opgaver, der forbliver på listen i dage, uger eller endda måneder. De sidder bare der, gærer og brygger frustration, og jeg refererer til dem som "mølle". Hver gang du ser dem ufuldstændige, føler du dig utilfreds, og listen taber en vis værdi. Og jo længere du sætter disse off, jo sværere er det at komme i gang.
Find dine møllesten og formuler det næste mulige trin som en opgave. Gør det lille, så lille, at du føler dig næsten flov over at skrive det på din to-do liste, og så vil det være nemt at gøre, og du vil være på vej, føler dig motiveret - hvilket er meget bedre end fast og passiv. Du kan endda få et sådant boost, som du har lyst til at tackle en eller flere hver dag.
7. Tid for at blive strømlinet
Der er mange steder, du kan gemme dokumenter. Hvis de er fysiske, kunne de være i magasinfiler, hængende filmapper, en indbakke på dit skrivebord eller bare bunker; Hvis de er digitale, kunne de være på dit skrivebord, på en delt filserver, på en USB-stick eller i en sky … eller flere versioner af nogen af disse.
Du kan måske kende din vej omkring dem, men hvis du er væk eller syg, vil ingen andre. Den anden fare er distraktion - jo flere filer eller bunker du har, desto mere sandsynligt er du at se på en, mens du arbejder på en anden og tænker på noget andet, du skal gøre.
Vælg en (eller fortrinsvis mere) af disse lagerpladser. Vælg derefter tre af hvad du lagrer på det sted. Fil derefter det et andet sted eller, endnu bedre, smid det væk. Du er øjeblikkeligt mere strømlinet.
En undersøgelse rapporteret i Harvard Business Review viste at i en otte timers arbejdsdag er ca. 70 minutter gået tabt for distraktioner. Hvis du kan reducere dette tidsfald med kun en tiendedel, får du tilbage svarende til 3½ arbejdsdage om året.
8. Se tilbage for at se fremad
Ved at gøre dette har du indset mange ting om, hvordan du arbejder, og det vil give dig et meget vigtigt strukturværktøj: fremsyn. Hvis du kan oprette en løbende rutine, der fungerer for dig, kan du forudse kommende begivenheder.
Bestem, hvor ofte du skal sætte en pause og gennemgå din liste og kategorier, når det skal gøres så fungerer det bedst for dig (fredage, så du kan "lukke" ugen og slappe af i weekenden eller mandage til at starte ugen proaktivt?), og planlægge disse slots. Opret en tjekliste over, hvad du vil gennemgå under dem. Du finder dette giver dig større breddegrad - hvilket betyder at du ikke vil blive fanget ud af overhængende deadlines, og du vil være mindre tilbøjelige til at afslutte tingene i sidste øjeblik.
Superstruktureret: Sådan overvinder du kaos og vinder tilbage tid af David Stiernholm er ude nu, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Køb på amazon.co.uk
Killer Strategies For Mastering Din To-Do List
Arbejdsverdenen ændrer sig, ifølge Alexandra Cavoulacos og Kathryn Minshew, grundlæggere af online karriere nav The Muse og forfattere af De nye arbejdsregler. Følg deres råd for at spore din karriere fremskridt og find mere tid til at gøre de ting, du elsker.
At vinde krigen mod tiden handler ikke om at prøve hundredvis af onlineværktøjer, der hævder at hjælpe fagfolk til at være mere produktive. Ja, disse værktøjer kan hjælpe, men grundlæggende handler det om at genoverveje, hvordan du bruger tid. Og det starter hver dag med, hvordan du organiserer dine opgaver.
Beskæftigelsesnetværk LinkedIn udarbejdede en undersøgelse, der afslørede, hvor meget vores professionelle opgavelister har brug for en makeover. Det viser sig, at vi er gode til at notere de ting, vi skal gøre, men ikke så godt at rent faktisk gøre dem. Faktisk indrømmer næsten 90% af fagfolk, at de ikke kan udføre alle opgaver på deres opgaveliste inden udgangen af en gennemsnitlig arbejdsdag. Så hvis du er ked af at tackle de samme forældede to-do lister hver dag - og kommer op kort - her er fire centrale strategier for at ændre alt det.
1. Hold en enkelt master til-gøre-liste for arbejde
Lad os være ærlige: hvis du ønskede at få et komplet billede af alle de opgaver, du måtte få gjort for arbejde lige nu, er chancerne for, at du ikke kunne finde det hele på en enkelt liste. I stedet har du sandsynligvis et par post-her her, et gemt udkast i din email der, noter i stikket på din computer og måske en tjekliste-app eller to på din telefon, ikke? Men hvis målet er faktisk at få alt gjort, er det et must at have et enkelt sted til dine arbejdsrelaterede opgaver. Så vælg din valgmetode, og start konsolidering.
Listen kan være en håndskrevet i din troværdige planlægger, et dokument, du holder på dit skrivebord, en app på din telefon eller hvad som helst - det handler ikke om mediet, det handler om tankeprocessen.
Bare sørg for, at uanset hvilken metode du bruger, kan du føje til din liste fra hvor som helst. Dette betyder, at hvis du bruger en stationær app, vil du gerne oprette et system til at fange til-dos, der optager, mens du er væk fra din computer, f.eks. Opgaver, du får i et møde eller telefonopkaldet du husker under dit pendlerhjem, som du skal lave i morgen.
Vores foretrukne er at sende disse påmindelser til os selv, og slet derefter e-mailen, når vi har overført dem til masterlisten.Men bare at skrive dem ned på klæbende noter og transkribe dem til filen virker også.
2. Følg 1-3-5-reglen
En måde, vi har transformeret ikke kun vores egen produktivitet, men også hele vores hold på TheMuse.com er ved at følge 1-3-5 Rule, som Alex udviklede. Her er kernen: På en given dag går ud fra, at du kun kan opnå en stor ting, tre mellemstore ting og fem små ting, og indsnævre din opgaveliste til de ni ting.
Sund skræmmende? Nå er det først. Men ligesom det eller ej, har du kun så mange timer om dagen, og du får kun et begrænset antal ting færdige. At tvinge dig selv til at prioritere ved at oprette 1-3-5 lister betyder, at de ting, du opnår, vil være de ting, du vælger at gøre, snarere end dem, der sker for at blive færdige.
Selvfølgelig kan antallet af opgaver selv være fleksibelt. Hvis du tilbringer meget af din dag i møder, skal du muligvis reducere antallet af opgaver. Eller hvis din position er en, hvor hver dag bringer masser af uventede to-doser og opgaver, kan du prøve at lade et mellemlang og to små opgaver være tomme som forberedelse til sidste øjebliks anmodninger fra din chef.
Dette betyder ikke, at du skal begrænse din master-opgaveliste til kun ni ting. I stedet skal du holde to slags lister: En stor "køkkenvask" omfattende liste over alt hvad du skal gøre på et tidspunkt (alt på ét sted), og en anden, der er kortere og giver dig dine marcheringsordrer til hvad der skal hentes gjort i dag.
Vi anbefaler, at du tager et par minutter for at definere din 1-3-5 for den næste dag, før du forlader arbejdet om aftenen, så du er klar til at slå jorden rundt om morgenen.
Planlægning fremad som dette betyder også, at du kan få mere informerede samtaler med din chef, når han eller hun vælger noget nyt på dig, der skal gøres med det samme, samt værktøjerne til at prioritere dit andet arbejde igen. For eksempel, når en overraskelsespræsentation falder i dit skød, så prøv: Jo, jeg kan få det til dig kl. 15, men Q1-rapporterne er ikke klar til i morgen da, da jeg havde planlagt tid til at arbejde på det i dag.”
3. Gennemfør en vigtig opgave før frokost
Denne kan være hård, men det virker. Tag en af dine store eller mellemstore opgaver og tackle det første om morgenen, selv før du kontrollerer email, hvis du kan. Stol på os, der er ingen bedre følelse end at krydse en stor opgave før frokost.
Motivationsekspert og forfatter Brian Tracy kalder dette "spiser din frø", en nik til det berømte Mark Twain citat: "Spis en levende frøken første ting om morgenen og intet værre vil ske for dig resten af dagen."
Kathryn identificerer ofte sine "frøer" for den næste dag - de sværeste opgaver eller dem, hun ved, at hun vil nyde mindst - natten før. Det hjælper mentalt med at forberede hende til at tackle dem om morgenen, og det holder hende fra at sætte dem til næste dag, så den næste dag.
4. Bloker din kalender
Hvis du opdager, at du altid overvurderer, hvor meget du kan få gjort på en dag, skal du prøve at allokere tid for hver af dine to-doser på din kalender, ligesom du ville, når du planlægger møder. Når du har defineret opgaverne på din opgaveløsning eller 1-3-5 liste, skal du prøve at planlægge dem og blokere det passende antal tid for hver.
Det vigtige er at være realistisk om, hvor længe hver rent faktisk vil tage. At skrive den vigtige email til en klient kan tage 15 minutter, for eksempel, mens forberedelsen af Q1-strategien for dit team muligvis kræver et par timer.
Det er let, men farligt at falde i fælden for at lade kritiske arbejdsprodukter blive henvist til øjeblikke tilbage mellem møder. Som økonom John Kenneth Galbraith sagde engang: "Møder er uundværlige, når du ikke vil gøre noget".
Medmindre din jobbeskrivelse er bare at tage møder (og vi gætter det ikke), er tidsblokering en fantastisk måde at sikre dig tid til rigtigt arbejde: de ting, der bevæger virksomheden fremad, og at kunder betaler virksomheden for at producere.
Når du prøver dette, skal du også sørge for at blokere tid i din kalender for at indhente e-mail, brainstorming eller andre vigtige, men ikke leverbare, orienterede opgaver. Hvis dit ansvar tillader det, skal du prøve at blokere en time om morgenen og en time om eftermiddagen for at arbejde gennem din indbakke - og disciplinere dig selv for ikke at bruge tiden i mellem håndtering af e-mails, når du havde planlagt at arbejde på noget andet.
